Préparation de fin de mois

Démarrage rapide

Connectez QuickBooks et au moins un processeur de paiement (PayPal, Square ou Stripe), puis dites « let's close the month ». Claude vous guide à travers chaque étape de la checklist, en marquant une pause à chaque point de contrôle avant de progresser.

Si un connecteur manque, Claude se rabat sur une demande d'export CSV — il ne saute pas silencieusement une étape.

Workflow

Travaillez à travers ces étapes dans l'ordre. Chaque étape a un état d'achèvement ; ne progressez pas jusqu'à ce que l'étape actuelle soit réglée.

Étape 1 — S'accorder sur le mois cible

Demandez à l'utilisateur quel mois fermer. Défaut : le mois calendaire précédent s'il ne spécifie pas. Confirmez avant de récupérer des données.

Étape 2 — Récupérer le P&L et le registre des transactions QuickBooks

Récupérez :

• Le rapport Profit & Loss pour le mois cible (revenus, COGS, marge brute, dépenses d'exploitation, résultat net)
• Registre des transactions : chaque ligne de revenu et de dépense

Signalez immédiatement :

• Transactions non catégorisées — toute ligne avec la catégorie « Uncategorized » ou vide
• Ask Questions / Needs Review — le propre drapeau de QB

Présentez le nombre (« 14 transactions need a category ») et listez-les pour que l'utilisateur les classe avant de continuer. Ne progressez pas avec des éléments non catégorisés en suspens sauf si l'utilisateur dit explicitement « skip for now ».

Voir reference/quickbooks-reconcile.md pour les mappages de champs et les notes API.

Étape 3 — Récupérer les règlements du processeur de paiement

Récupérez les rapports de règlement de PayPal, Square ou Stripe — celui/ceux connectés — pour le même mois calendaire.

Associez chaque dépôt de règlement à la ligne de dépôt bancaire QuickBooks :

• Correspondance — montant et date concordent dans les 2 jours → marquer comme réconcilié
• Différence < $0,50 — arrondi/frais ; noter mais ne pas signaler
• Différence ≥ $0,50 — signaler avec le montant du delta
• Règlement existe, pas de dépôt QB — signaler comme « missing in QuickBooks »
• Dépôt QB existe, pas de règlement — signaler comme « deposit not in processor data »

Voir reference/paypal-settlements.md pour les mappages de champs du rapport de règlement (PayPal, Square, Stripe).

Étape 4 — Détecter les doublons suspects

Scannez le registre des transactions pour les débits ou dépôts en doublon probables. Signalez une transaction comme doublon suspect quand les trois correspondent :

• Même montant (à $0,01 près)
• Même nom de vendeur ou de client
• Postés dans les 5 jours calendaires l'un de l'autre

Présentez les paires signalées à l'utilisateur. Il décide si chacune est légitime (par ex. un abonnement récurrent hebdomadaire) ou un vrai doublon à annuler.

Voir reference/gotchas.md pour les motifs de faux positifs courants et comment les distinguer.

Étape 5 — Vérification des reçus (connecteur Desktop)

Si le connecteur Desktop est disponible, scannez le dossier des reçus (demandez le chemin à l'utilisateur ; défaut ~/Documents/Receipts) pour le mois cible.

Pour chaque transaction de dépense dans QuickBooks au-dessus de $25 sans document attaché :

• Cherchez un fichier de reçu correspondant (correspondance par montant ± $0,50 et date dans les 3 jours)
• Correspondance → noter comme « receipt on file »
• Non correspondance → signaler comme « missing receipt »

Listez les reçus manquants. L'utilisateur peut fournir le fichier ou marquer comme « receipt not required » (par ex. un paiement automatique récurrent sans reçu).

Si le connecteur Desktop n'est pas disponible, demandez à l'utilisateur de confirmer pour quelles dépenses ils ont des reçus — ne sautez pas silencieusement cette étape.

Étape 6 — Porte d'approbation du propriétaire

Présentez un résumé avant de continuer :

Uncategorized transactions:  X of X resolved
Settlement discrepancies:    X flagged, X resolved
Suspicious duplicates:       X flagged, X cleared
Missing receipts:            X outstanding

Demandez : « Ready to write the P&L summary and export the close packet? »

Ne progressez pas vers les étapes 7–8 sans confirmation explicite.

Étape 7 — Rédiger le récit P&L

Écrivez un résumé en langage simple du mois — le genre qu'un propriétaire partagerait avec son conjoint ou son comptable, pas un mémo CFO. Visez 150–250 mots.

Structure :

1. Titre — une phrase : « March came in at $X net, up/down Y% from February. »
2. Revenus — ce qui a conduit le nombre ; nommez les produits, services ou clients si les données montrent une concentration.
3. Marge brute — qu'elle s'est maintenue, a augmenté ou s'est comprimée, et la raison principale.
4. Dépenses clés — toute ligne qui a bougé de plus de 10 % MoM ou qui sort de la plage normale ; une phrase chacune.
5. Ligne de fond — résultat net par rapport au mois précédent ; demandez s'ils ont une cible à comparer.
6. Liste de surveillance — 1–3 choses à monitorer le mois prochain.

Évitez le jargon ; définissez tout ce qui n'est pas en langage simple (« MoM » = mois par rapport au mois).

Voir reference/examples/pl-narrative.md pour un exemple détaillé.

Étape 8 — Exporter le paquet de clôture

Produisez deux fichiers :

close-packet-[YYYY-MM].xlsx — trois feuilles :

• P&L — les données P&L de QuickBooks, formatées
• Reconciliation — transactions associées et signalées côte à côte
• Action Items — tout drapeau en suspens (non catégorisé, reçus manquants, etc.)

close-packet-[YYYY-MM]-summary.pdf — une page :

• Mois et nom de l'entreprise en haut
• Chiffres clés (revenus, marge brute %, résultat net)
• Le récit P&L de l'étape 7
• Nombre d'éléments d'action ouverts, le cas échéant

Enregistrez les deux sur le Bureau (ou un chemin que l'utilisateur spécifie). Confirmez les emplacements des fichiers.

Voir reference/close-packet-format.md pour les spécifications de colonne et les détails de mise en page PDF.

Portes d'approbation

• Ne jamais exécuter la réconciliation sur un mois qui a été déposé. Confirmez que les livres sont toujours ouverts avant de récupérer les données.
• Ne jamais annuler ou modifier une transaction QuickBooks directement. Signalez les drapeaux ; le propriétaire apporte les modifications dans QuickBooks.
• Marquez toujours une pause à l'étape 6 avant de produire les sorties. Les drapeaux non résolus doivent être reconnus ou explicitement ignorés.

Dégradation élégante

Fichiers de référence

• reference/quickbooks-reconcile.md — mappages de champs QB, pagination API, problèmes de données courants
• reference/paypal-settlements.md — structure du rapport de règlement pour PayPal, Square et Stripe
• reference/close-packet-format.md — spécifications de colonne xlsx, mise en page PDF, convention de nommage des fichiers
• reference/gotchas.md — faux positifs en doublon, transactions divisées, cas limites de mois partiel
• reference/examples/pl-narrative.md — exemple détaillé de récit P&L