Prise en charge et intégration des clients

PRÉREQUIS :

• Lire box:box pour l'authentification Box MCP, la sélection des outils, les workflows de base. S'il manque, exécuter : npx skills add https://github.com/box/box-for-ai --skill box
• Lire box-legal-workflows pour les cadres de risque, la confidentialité, les exigences de contrôle humain, la gouvernance Box AI. S'il manque, s'assurer qu'il est installé à partir du même paquet de compétences.

La prise en charge des clients juridiques détermine si le cabinet peut et doit accepter un client potentiel. Cette compétence automatise les vérifications d'exhaustivité, l'évaluation des risques, le routage intelligent et la génération de lettres d'engagement.

Principes clés : exhaustivité d'abord, routage basé sur les risques, décisions transparentes, supervision humaine pour les risques élevés.

Cadre d'exhaustivité et de risque

Liste de contrôle des documents requis

[CONFIRMER : Quels documents sont requis pour la prise en charge ?]

Typiques :

• Formulaire de prise en charge du client (questionnaire rempli)
• Pièce d'identité gouvernementale valide (passeport, permis de conduire)
• Autorisation de vérification des conflits
• Documentation de source de fonds (certains domaines de pratique)
• Documents d'entité commerciale (société : statuts, contrat d'exploitation)

Optionnels/spécifiques à la pratique :

• États financiers (faillite, fiscalité)
• Procédures judiciaires antérieures (contentieux)
• Contrats ou accords (transactionnel)

Questions de validation :

1. Document présent ?
2. Complet ? (pas vide, contient les informations attendues)
3. Valide ? (pièce d'identité non expirée, formulaires signés, dates actuelles)

Notation des risques

[CONFIRMER : Critères de risque faible/moyen/élevé pour votre cabinet ?]

Voir box-legal-workflows pour : cadre général des risques.

Risque faible : client individuel, dossier standard, pas de contentieux, fonds clairs, tous les documents complets, pas de conflits, valeur sous le seuil.

Risque élevé : PEP, valeur élevée, cross-border avec sanctions, conflit identifié, criminel avec médias, risque réputationnel.

Logique de routage

[CONFIRMER : Comment router les prises en charge ?]

Router en fonction de :

1. Domaine de pratique : faire correspondre le dossier à l'expertise de l'avocat
2. Niveau de risque : faible → associé, moyen → senior, élevé → partenaire
3. Charge de travail : portefeuille actuel si connu
4. Juridiction : admission de l'avocat au barreau
5. Langue : compétences linguistiques de l'avocat

Exemple de matrice :

Sélection des outils

Workflow d'implémentation

Phase 1 : Examen de la prise en charge

1. Authentifier : who_am_i
2. [CONFIRMER : ID du dossier de prise en charge ?]
3. Inventaire : list_folder_content_by_folder_id
4. [CONFIRMER : Mapper les fichiers à la liste de contrôle requise]
5. Évaluer l'exhaustivité : ai_qa_multi_file (questions pour chaque document)
6. Extraire les informations : [CONFIRMER : Champs ?] → ai_extract_structured_from_fields_enhanced

Phase 2 : Évaluation des risques

7. Analyse des risques : ai_qa_multi_file (PEP, sanctions, conflits, contentieux, valeur élevée, incohérences)
8. Assigner une notation : [CONFIRMER : Correspond aux critères du cabinet ?]

Phase 3 : Décision et routage

9. Déterminer l'action :

   • INCOMPLET : [CONFIRMER : Qui assure le suivi ?]
   • RISQUE ÉLEVÉ : [CONFIRMER : Qui examine ? Bloquer traitement automatique ?]
   • RISQUE MOYEN : [CONFIRMER : Qui selon le domaine de pratique ?]
   • RISQUE FAIBLE : [CONFIRMER : Approbation automatique ou révision requise ?]

10. Enregistrer le résumé : upload_file (exhaustivité, risque, facteurs, action)

11. Écrire les métadonnées : [CONFIRMER : Modèle existe ?] → set_file_metadata

Phase 4 : Routage et collaboration

12. Ajouter commentaire : [CONFIRMER : Qui étiqueter ?] → create_file_comment
13. Accorder l'accès : [CONFIRMER : Niveau de permission ?] → create_collaboration

Phase 5 : Lettre d'engagement (Si approbation automatique risque faible)

14. Générer lettre : [CONFIRMER : ID du modèle DocGen ?] → Utiliser DocGen si disponible
15. Enregistrer : upload_file
16. Partager : [CONFIRMER : Comment ? Expiration ?] → create_collaboration ou add_folder_shared_link

Garde-fous

Voir box-legal-workflows pour : exigences de contrôle humain, confidentialité, gouvernance Box AI.

Spécifiques à la prise en charge :

TOUJOURS confirmer avant :

1. D'approuver automatiquement un client (même risque faible)
2. De générer des lettres d'engagement sans révision par un avocat
3. De partager des lettres d'engagement avec les clients
4. D'assigner des notations de risque
5. De router vers des avocats spécifiques
6. De copier des fichiers vers des dossiers accessibles en externe (si le fichier n'était PAS déjà accessible en externe)

CONFIRMER en cas d'incertitude : 7. Exhaustivité du document (si documents manquants ou validité ambiguë) 8. Métadonnées extraites (si valeurs floues ou contradictoires)

Procéder autonomement en cas de confiance :

• Écrire les métadonnées lorsque l'extraction est claire et sans ambiguïté
• Copier/organiser les fichiers de prise en charge entre dossiers (interne à interne, ou externe à externe)
• Créer des rapports de synthèse de prise en charge
• Extraire les informations client avec confiance élevée
• Évaluer l'exhaustivité du document lorsque les critères sont clairs

JAMAIS approuver automatiquement sans autorisation :

• Clients à haut risque
• Dossiers au-dessus du seuil de valeur
• Clients dans les juridictions sanctionnées
• Dossiers avec conflits
• Toute catégorie nécessitant un examen humain selon la politique du cabinet

Transparence des décisions :

• Documenter POURQUOI (facteurs de risque, documents manquants)
• Citer quels documents ont été examinés
• Enregistrer QUI a décidé (humain ou automatisé)
• Horodater
• Rendre le résumé disponible à l'avocat assigné

Utilisation de Box AI :

• Espacer de 1 à 2 secondes
• Contexte : « Évaluation des risques pour la prise en charge juridique. Identifier les signaux d'alerte... »
• Mettre en surface les passages spécifiques soutenant l'évaluation
• L'avocat humain doit examiner la décision finale

Exemples de workflows

Exemple 1 : Complet, risque faible

Demande : « Examiner la prise en charge de John Smith, prêt à approuver ? »

Flux :

1. [CONFIRMER] : « ID du dossier ? »
2. list_folder_content_by_folder_id
3. Inventaire : intake_form.pdf, drivers_license.jpg, conflict_check.pdf
4. [CONFIRMER] : « Requis : formulaire, pièce d'identité, vérification de conflit. Tous présents. Évaluer ? »
5. ai_qa_multi_file : « Formulaire complet ? Pièce d'identité valide ? Vérification de conflit signée ? »
6. ai_extract_structured_from_fields_enhanced : nom, dossier, valeur, juridiction
7. [CONFIRMER] : « 5K USD planification successorale - risque faible ? »
8. [CONFIRMER] : « Approuver automatiquement ou router vers Sarah ? »
9. Créer résumé, set_file_metadata, create_file_comment, create_collaboration
10. Rapport : « Documents complets, risque faible. Roué vers Sarah. »

Exemple 2 : Incomplet

Demande : « Examiner Acme Corp, qu'est-ce qui manque ? »

Flux :

1. Obtenir ID du dossier
2. list_folder_content_by_folder_id
3. Inventaire : intake_form.pdf, business_license.pdf
4. [CONFIRMER] : « Requis : formulaire, statuts, contrat d'exploitation, pièce d'identité dirigeant, vérification de conflit. Seulement formulaire et licence. Confirmer ? »
5. ai_qa_multi_file vérifier
6. [CONFIRMER] : « Manquants : statuts, contrat, pièce d'identité, vérification de conflit. Qui assure le suivi ? »
7. Créer résumé, métadonnées, commentaire, collaboration
8. Rapport : « Incomplet. 4 documents manquants. Routé vers Maria. »

Exemple 3 : Risque élevé

Demande : « Examiner International Trading LLC. »

Flux :

1. Obtenir ID du dossier
2. list_folder_content_by_folder_id
3. [CONFIRMER] : « Vérifier PEP, sanctions, cross-border, valeur élevée ? »
4. ai_qa_multi_file : « Signaux d'alerte ? PEP ? Cross-border ? Juridictions avec sanctions ? Valeur > 500K USD ? »
5. IA : « Cross-border pays OFAC, 2M USD, ancien officier gouvernemental (PEP) »
6. [CONFIRMER] : « RISQUE ÉLEVÉ : OFAC, 2M USD, PEP. Partenaire + conformité. Qui ? »
7. Créer mémo de risque, métadonnées, commentaire, collaboration
8. Rapport : « RISQUE ÉLEVÉ. Routé vers James + Rachel. Recommander screening sanctions. »

Exemple 4 : Risque faible + lettre d'engagement

Demande : « Examiner Jane Doe, générer lettre d'engagement si approuvée. »

Flux :

1. Compléter les étapes de l'exemple 1 (exhaustivité, risque)
2. Déterminer : risque faible, complet
3. [CONFIRMER] : « Approuver automatiquement pour planification successorale ? »
4. [CONFIRMER] : « ID du modèle DocGen ? »
5. Générer via DocGen OU [CONFIRMER] : « DocGen indisponible. Brouillon ou manuel ? »
6. upload_file (enregistrer lettre)
7. [CONFIRMER] : « Partager avec Jane ? Collaboration ou lien ? »
8. create_collaboration, set_file_metadata
9. Rapport : « Approuvée. Lettre générée et partagée. »