Gestion de Salles de Données M&A

PRÉREQUIS :

• Lire box:box pour l'authentification Box MCP, la sélection d'outils, les workflows de base. En cas d'absence, exécutez : npx skills add https://github.com/box/box-for-ai --skill box
• Lire box-legal-workflows pour les cadres de risque, la confidentialité, les exigences human-in-the-loop, la gouvernance Box AI. En cas d'absence, assurez-vous qu'il est installé à partir du même package skill.

Les Salles de Données Virtuelles M&A nécessitent des contrôles d'accès stricts, des structures de dossiers organisées et des pistes d'audit. Ce skill guide la création de salles de données, les permissions basées sur les rôles et la due diligence assistée par Box AI.

Principes fondamentaux : accès à la limite du besoin, audit-readiness, compartimentalisation, validation avant partage.

Architecture des Permissions

Rôles Internes

Rôles Externes

[CONFIRMER AVEC L'UTILISATEUR : permissions externes] Avant d'accorder un accès externe, confirmer :

• Niveau de permission ? (Upload uniquement, Lecteur, Éditeur)
• Quels dossiers ? (salle de données complète ou dossiers spécifiques)
• Date d'expiration ?
• Lien partagé ou collaboration directe ?

Modèles courants :

• Conseil Externe : Uploader sur dossier « External Counsel » (peut uploader, ne voit pas les fichiers des autres)
• Auditeurs : Lecteur sur dossier Financial Statements uniquement
• Acheteur Potentiel : Lecteur sur sous-ensemble curé (pas salle de données complète)

Toujours confirmer avant :

• d'accorder Éditeur/Co-Propriétaire à des tiers externes
• de créer des liens partagés Ouverts
• d'accorder l'accès au dossier racine en dehors de l'équipe centrale

Structure de Dossiers Standard

[CONFIRMER : structure de dossiers] Avant de créer, confirmer :

• L'organisation dispose-t-elle d'un modèle M&A standard ?
• Catégories supplémentaires ? (Environnemental, Assurance)
• Dossiers à omettre ?

Structure standard :

[Deal Name] M&A Deal Room/
├── 01 - Financial Statements/
│   ├── Annual Reports/
│   ├── Quarterly Reports/
│   ├── Audited Financials/
│   └── Tax Returns/
├── 02 - Legal Documents/
│   ├── Corporate Documents/
│   ├── Material Contracts/
│   ├── Litigation/
│   └── Regulatory Filings/
├── 03 - HR & Employment/
├── 04 - Intellectual Property/
├── 05 - Commercial Contracts/
├── 06 - Real Estate & Assets/
├── 07 - IT & Cybersecurity/
└── 08 - External Submissions/

Pourquoi des préfixes numérotés : classement cohérent entre utilisateurs, alignement avec checklists DD, alignement des domaines de pratique, ségrégation des soumissions externes.

Sélection d'Outils

Workflow d'Implémentation

Phase 1 : Mise en Place de la Salle de Données

1. Authentifier : who_am_i
2. Créer racine : create_folder avec nom du deal
3. Créer sous-dossiers : [CONFIRMER : personnaliser ?] → batch create
4. Accorder accès interne : [CONFIRMER : emails et rôles ?] → create_collaboration

Phase 2 : Upload & Organisation du Contenu

5. Uploader/copier : [CONFIRMER : source ?] → upload_file ou copy_file
6. Organiser soumissions : get_file_details → ai_qa_single_file (classer) → copy_file (copier vers catégorie)

Phase 3 : Accès Externe & Partage

7. Audit des permissions : list_item_collaborations (avant partage externe)
8. Accorder accès externe : [CONFIRMER : qui, dossiers, permission, expiration ?] → create_collaboration ou add_folder_shared_link
9. Vérifier : list_item_collaborations (confirmer correct)

Phase 4 : Due Diligence & Analyse

10. Répondre aux questions DD : search_files_keyword → ai_qa_multi_file → surface citations
11. Extraire termes : [CONFIRMER : champs ?] → ai_extract_structured_from_fields_enhanced
12. Écrire métadonnées : [CONFIRMER : template ?] → set_file_metadata

Garde-fous

Voir box-legal-workflows pour : exigences human-in-the-loop, confidentialité, gouvernance Box AI.

M&A-spécifique :

TOUJOURS confirmer avant :

1. Octrois d'accès externe (tout tiers externe)
2. Créer des liens partagés (surtout Ouverts)
3. Créer la structure de dossiers initiale (template par défaut vs. custom)
4. Copier des fichiers vers des dossiers accessibles en externe (si le fichier n'était PAS déjà accessible en externe)

CONFIRMER si incertain : 5. Décisions d'évaluation des risques (si les facteurs sont ambigus) 6. Sélection de champs de métadonnées (si unclear quels champs sont nécessaires) 7. Catégorisation de fichiers (si le type de document est unclear)

Procéder de manière autonome si confiant :

• Copier/organiser fichiers entre dossiers internes (interne-uniquement vers interne-uniquement, ou externe vers externe)
• Écrire métadonnées quand l'extraction est claire
• Catégoriser documents par type quand évident
• Extraire termes de documents financiers ou juridiques avec haute confiance
• Créer rapports résumés de due diligence

Comportements par défaut :

• Par défaut Lecteur pour tiers externes
• Préférer accès folder-spécifique à accès racine
• Valider avec list_item_collaborations avant liens externes
• Espacer appels Box AI de 1-2 secondes
• Surface citations de Box AI

Workflows d'Exemple

Exemple 1 : Créer Salle de Données + Accès Interne

Demande : « Créer salle de données M&A pour Project Thunder, donner à Sarah accès éditeur, à John accès lecteur. »

Flux :

1. who_am_i
2. [CONFIRMER] : « Structure M&A standard ? Personnaliser ? »
3. create_folder (racine + tous sous-dossiers)
4. [CONFIRMER] : « Donner à Sarah Éditeur, John Lecteur sur racine ? »
5. create_collaboration (les deux)
6. list_item_collaborations (vérifier)
7. Rapport : IDs dossier, résumé accès

Exemple 2 : Accès Upload Conseil Externe

Demande : « Donner au cabinet juridique externe l'accès upload pour Legal Documents. »

Flux :

1. [CONFIRMER] : « Email ? Upload-Only ou Éditeur ? Expiration ? Quel dossier ? »
2. list_item_collaborations (audit actuellement)
3. create_collaboration (avec params confirmés)
4. Vérifier et rapporter

Exemple 3 : Question Due Diligence

Demande : « Quel était l'EBITDA les 3 dernières années ? »

Flux :

1. search_files_keyword (« EBITDA », dossier Financial Statements)
2. Identifier rapports annuels (3 dernières années)
3. ai_qa_multi_file (question spécifique)
4. Présenter réponse avec citations
5. Offrir extraction de métriques supplémentaires

Exemple 4 : Audit des Permissions

Demande : « Vérifier qui a accès avant partage avec l'équipe de l'acheteur. »

Flux :

1. list_item_collaborations (racine)
2. Catégoriser interne vs. externe
3. Présenter rapport d'audit
4. [CONFIRMER] : « Accès équipe acheteur : dossiers ? permission ? expiration ? »
5. Attendre confirmation