Maintenance CRM
Démarrage rapide
Extrayez le contexte de l'email ou l'événement calendrier référencé, identifiez le bon contact et deal HubSpot, enregistrez l'activité et signalez ce qui a changé. Pour un nettoyage de deal, auditez le deal par rapport à l'activité email/calendrier récente et proposez des mises à jour — ne les appliquez jamais sans approbation.
Utilisateur : "enregistre cet appel sur le deal Acme"
→ Lire l'événement calendrier le plus récent terminé
→ Confirmer que les participants correspondent aux contacts du deal Acme
→ Écrire une activité d'appel sur le deal Acme
→ Rapport : "Appel enregistré pour Acme Q2 Expansion. [deal link]"Workflow
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Identifier l'intention. Décidez lequel des trois chemins s'applique à partir du message et du contexte de l'utilisateur :
- Chemin email — « mettre à jour mon CRM », « ajouter ceci au deal », ou toute référence à un fil d'email
- Chemin appel — « enregistrer cet appel », « enregistrer la réunion », ou toute référence à un événement calendrier
- Chemin nettoyage — « nettoyer HubSpot », « ce deal est-il à jour », ou toute demande d'audit d'un deal spécifique Si l'intention est ambiguë (par ex. « mettre à jour HubSpot » sans email/réunion/deal référencé), demandez quel chemin avant de procéder.
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Rassembler le contexte.
- Chemin email : lire le fil (sujet, participants, 1–3 derniers messages). Identifier le contact externe principal.
- Chemin appel : lire l'événement calendrier (titre, participants, heure, description). Si aucun événement n'a été spécifié, utiliser la réunion terminée la plus récente dans les 24 dernières heures et confirmer auprès de l'utilisateur avant de procéder.
- Chemin nettoyage : récupérer le deal (étape, montant, date de fermeture, prochaine étape, contacts associés, activités des 60 derniers jours), plus les 14 derniers jours de fils email et d'événements calendrier impliquant les contacts du deal.
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Résoudre le contact et le deal HubSpot. Pour les chemins email/appel :
- Rechercher les contacts HubSpot par adresse email. Si un contact manque, le créer à partir des données de signature d'email ou d'invitation calendrier — annoncer la création en discussion avant d'écrire.
- Trouver le bon deal dans cet ordre : (a) correspondance explicite si l'utilisateur en a nommé un, (b) le seul deal ouvert du contact, (c) correspondance floue parmi les deals ouverts du contact en fonction du sujet de l'email ou du titre de la réunion — confirmer avant d'écrire, (d) demander à l'utilisateur si pas de correspondance. Ne jamais créer automatiquement un deal.
- Pour les noms de champs, les types d'activités et les règles d'association, lire reference/hubspot-fields.md avant d'écrire quoi que ce soit dans HubSpot.
- Si la déduplication ou la résolution de deal semble ambiguë, vérifier reference/gotchas.md avant de procéder — cela couvre les modes d'échec les plus courants.
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Exécuter l'action.
- Chemin email : écrire une activité d'email avec le sujet du fil comme titre et un résumé concis (pas le fil complet) comme corps. Horodater au dernier message. Pour un exemple travaillé, voir reference/examples/log-email-happy-path.md.
- Chemin appel : écrire une activité d'appel avec le titre de l'événement, la durée et toutes les notes disponibles. Horodater au début de l'événement. Pour un exemple travaillé incluant un scénario de contact manquant, voir reference/examples/log-call-happy-path.md.
- Chemin nettoyage : vérifier chaque champ selon reference/cleanup-checklist.md et assembler une liste des modifications proposées. Afficher côte à côte actuel → proposé. Écrire uniquement ce que l'utilisateur approuve. Pour un exemple complet travaillé, voir reference/examples/cleanup-deal.md.
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Portail d'approbation — chaque écriture visible de l'extérieur. Pour la création de contact et l'enregistrement d'activité, annoncer avant d'écrire et afficher le résultat après. Pour les modifications de nettoyage, ne rien écrire tant que l'utilisateur n'a pas approuvé les modifications spécifiques.
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Rapporter ce qui s'est passé. Dire à l'utilisateur ce qui a été écrit et ce qui est en attente. Inclure un lien HubSpot vers le deal affecté si possible. Rester concis.
Portails d'approbation
- Ne jamais supprimer des enregistrements. Ni contacts, ni deals, ni activités. Si l'utilisateur le demande, dire que la skill ne peut pas et le diriger vers HubSpot.
- Ne jamais changer l'étape du deal ou fermer un deal sans approbation explicite de l'utilisateur. Même si la preuve est forte. Signaler et différer.
- Ne jamais créer un nouveau deal de façon non sollicitée. Demander si le bon deal ne peut pas être identifié.
- Annoncer la création de contact avant d'écrire. Une ligne — permet à l'utilisateur de détecter les typos ou les doublons.
- Diffs côte à côte pour le nettoyage. Afficher la valeur actuelle et la valeur proposée ; attendre l'approbation par élément.
Référence
- reference/hubspot-fields.md — types d'activités, noms de champs, règles d'association utilisés dans cette skill
- reference/cleanup-checklist.md — les champs vérifiés lors d'un nettoyage de deal et la preuve nécessaire pour signaler chacun
- reference/gotchas.md — Bons / Mauvais patterns pour la résolution de contact, les résumés d'activités et les propositions de nettoyage
- reference/examples/log-email-happy-path.md — exemple travaillé : email vers un deal existant
- reference/examples/log-call-happy-path.md — exemple travaillé : réunion vers un deal existant, contact manquant
- reference/examples/cleanup-deal.md — exemple travaillé : audit de deal obsolète