Concepts Juridiques Partagés

PRÉREQUIS : Consultez box:box pour l'authentification Box MCP, la sélection des outils et les workflows de base. Si absent, exécutez : npx skills add https://github.com/box/box-for-ai --skill box

Principes juridiques communs, frameworks de risque et patterns de workflow Box utilisés par les skills juridiques (M&A, Intake, Contract Review).

Framework d'Évaluation des Risques

[CONFIRMER AVEC L'UTILISATEUR : Quels critères d'évaluation des risques votre cabinet utilise-t-il ?]

Risque Élevé

Dossiers > seuil de valeur du cabinet (p. ex., 500 K$ +)
Personnes politiquement exposées (PPE)
Transfrontalier avec juridictions sanctionnées
Conflits d'intérêts identifiés
Protections contractuelles critiques manquantes
3+ écarts matériels par rapport aux modèles standards
Risque réputationnel pour le cabinet
Matières pénales avec exposition médiatique

Risque Moyen

Dossiers corporatifs complexes
Exposition au litige ou à la réglementation
Source de fonds peu claire
Conflits mineurs nécessitant une analyse
1-2 écarts matériels par rapport aux modèles
Documentation incomplète (peut être complétée)
Valeur du dossier en gamme intermédiaire (p. ex., 50 K$-500 K$)

Risque Faible

Clients individuels, dossiers standards
Pas d'historique de litige
Tous les documents requis complets et valides
Pas de conflits d'intérêts
Pas d'écarts matériels par rapport aux modèles
Valeur du dossier inférieure au seuil (p. ex., < 50 K$)

[CONFIRMER : Personnalisez les seuils selon les domaines de pratique de votre cabinet]

Exigences de Boucle Humaine

TOUJOURS Confirmer Avant :

D'accorder un accès externe (en dehors de votre organisation)
De créer des liens partagés (en particulier Open/Entreprise entière)
D'approuver automatiquement un client ou contrat
D'assigner des évaluations de risque
De router vers des avocats spécifiques
De générer des documents juridiques (lettres de mission, contrats)
De partager des documents juridiques avec des clients/tiers
De copier des fichiers vers des dossiers accessibles en externe (si le fichier n'était PAS déjà accessible en externe)
De créer des structures de dossiers initiales (par défaut vs. personnalisées pour les deal rooms, dossiers de matière)

CONFIRMER En Cas d'Incertitude :

D'écrire ou modifier les métadonnées (si les valeurs extraites sont peu claires ou contradictoires)
De copier ou réorganiser des fichiers (si la catégorisation est ambiguë)
De prendre des décisions basées sur l'analyse IA (si la confiance est faible ou cas limite)

Procéder Autonomement Quand Confiant :

Écrire les métadonnées quand l'extraction est claire et sans ambiguïté
Copier/organiser les fichiers entre dossiers avec le même niveau d'accès (interne uniquement vers interne uniquement, ou externe vers externe)
Extraire les informations standards (dates, parties, montants) avec confiance élevée
Créer des rapports de synthèse et des documents d'analyse
Catégoriser les documents par type évident

NE JAMAIS Approuver Automatiquement Sans Autorisation :

Dossiers à risque élevé
Octroi d'accès externe (rôles Éditeur/Co-Propriétaire)
Génération de lettres de mission ou de contrats
Dossiers dans les domaines de pratique sensibles (pénal, sanctions)
Clients/contrats dépassant les seuils de valeur
Actions qui contournent les politiques du cabinet

Confidentialité et Protection des Données

Principes de Contrôle d'Accès

Besoin de connaître : Accorder les permissions minimales requises
Moindre privilège : Préférer Visualiseur plutôt qu'Éditeur par défaut
Au niveau dossier : Préférer les dossiers spécifiques à l'accès racine
Limité dans le temps : Définir des dates d'expiration sur les collaborations externes
Piste d'audit : Suivre les octrois d'accès avec list_item_collaborations

Catégories d'Informations Sensibles

Formulaires d'intake clients (scans ID, dossiers financiers)
Termes de contrats (tarification, droits IP, plafonds de responsabilité)
Documents de deal M&A (données financières, stratégie, due diligence)
Travail d'avocat et mémos stratégiques

Ne jamais exposer à :

Tiers externes au-delà du besoin de connaître
Personnel interne en dehors de l'équipe de matière
Liens partagés ouverts
Entraînement IA (respecter la gouvernance Box AI)

Rôles de Collaboration Box

[CONFIRMER : Quel niveau de permission est approprié ?]

Rôle	Affichage	Téléchargement	Édition	Suppression	Invitation	Cas d'Usage
Visualiseur	✅	❌	❌	❌	❌	Clients, parties prenantes en lecture seule
Téléchargeur	❌	✅	❌	❌	❌	Soumissions de conseil externe
Aperçu	✅*	❌	❌	❌	❌	Confidentialité haute (pas de téléchargement)
Éditeur	✅	✅	✅	✅	❌	Membres de l'équipe interne
Co-Propriétaire	✅	✅	✅	✅	✅	Responsables de deal, propriétaires de matière

*Aperçu uniquement, pas de téléchargement

Gouvernance Box AI

Quand Utiliser Box AI

Vérifications de complétude de documents
Identification des facteurs de risque (signaler pour examen humain)
Extraction de métadonnées (dates, parties, termes)
Comparaison de contrats (identifier les écarts)
Q&A due diligence (avec vérification des citations)

Quand NE PAS Utiliser Box AI

Conseils/décisions juridiques finaux (avocat humain uniquement)
Décisions de contrôle d'accès (humain approuve les permissions)
Vérifications de conflits clients (utiliser le système de conflits du cabinet)
Déterminations de privilège (jugement de l'avocat)
Négociations de règlement ou stratégie

Bonnes Pratiques

Cadence des appels : 1-2 secondes d'intervalle (limites de débit)
Vérifier les citations : Exposer les documents sources
Fournir du contexte : « Évaluation des risques pour cabinet juridique. Identifier... »
Limiter la portée : Chercher dans des dossiers spécifiques, pas tout le compte
Vérification humaine : L'IA informe, l'humain décide

Workflows Juridiques Courants

Pattern d'Examen de Documents

Authentifier (who_am_i)
Localiser le dossier (list_folder_content_by_folder_id ou search_folders_by_name)
Inventorier les documents (list_folder_content_by_folder_id)
[CONFIRMER : Quels documents sont requis ?]
Évaluer la complétude (ai_qa_multi_file)
Extraire les métadonnées (ai_extract_structured_from_metadata_template)
Écrire les métadonnées (set_file_metadata)
Router pour examen (create_file_comment + create_collaboration)

Pattern d'Audit de Permissions

[CONFIRMER : Quel dossier auditer ?]
Lister les permissions actuelles (list_item_collaborations)
Catégoriser : interne vs. externe, rôles, expirations
Présenter le rapport d'audit
[CONFIRMER : Les permissions doivent-elles être modifiées ?]
Effectuer les modifications approuvées
Ré-auditer pour vérifier (list_item_collaborations)

Pattern de Surveillance Temporelle

[CONFIRMER : Plage de dates ? (p. ex., 60 prochains jours)]
Chercher par champ de date de métadonnées (search_files_metadata)
Identifier le propriétaire, calculer les jours jusqu'à l'échéance
[CONFIRMER : Qui notifier ?]
Créer un rappel (create_file_comment)
Mettre à jour les métadonnées (set_file_metadata avec suivi des notifications)

Stratégie de Métadonnées

[CONFIRMER : Disposez-vous de modèles de métadonnées Box existants ?]

Champs de Métadonnées Juridiques Courants

Informations de matière :

matter_id, matter_name, practice_area, matter_owner

Parties :

client_name, counterparty_name, contracting_entities

Dates :

execution_date, effective_date, expiration_date, review_date

Statut :

active, expired, under_negotiation, pending_approval

Risque :

risk_rating (high/medium/low), risk_factors, review_required

Termes de contrat :

contract_value, payment_terms, notice_period, auto_renewal

Suivi d'examen :

reviewed_by, review_date, next_review_date

Configuration de Modèle (Si Aucun N'Existe)

[CONFIRMER : Créer un modèle de métadonnées ?]
Définir les champs en fonction des besoins du cabinet
Utiliser create_metadata_template
Appliquer aux fichiers avec set_file_metadata

Transparence des Décisions

Pour chaque décision automatisée, documenter :

QUOI : Approuvé, rejeté, routé, évaluation des risques
POURQUOI : Preuves justificatives, facteurs de risque, écarts
QUAND : Timestamp
QUI : Humain ou « Agent d'Examen Automatisé »
SOURCES : Quels documents, sections, pages
TRAÇABILITÉ : Écrire un résumé dans Box, ajouter aux métadonnées

Conformité et Piste d'Audit

Maintenir les Enregistrements De :

Octrois de permissions (qui, quoi, quand, pourquoi, expiration)
Évaluations de risque (critères, facteurs identifiés)
Décisions de routage (qui affecté, pourquoi)
Approbations/rejets clients (base)
Examens de contrats (écarts, évaluations)

Étapes de Vérification :

list_item_collaborations avant et après les modifications de permissions
Enregistrer les IDs retournés (dossier, fichier, IDs de collaboration)
Timestamp toutes les actions
Écrire des résumés de décisions dans Box
Mettre à jour les métadonnées pour refléter l'état actuel

Sélection des Outils Juridiques

Tâche Juridique	Outil Principal	Notes
Créer des dossiers	`create_folder`	Batch pour l'efficacité
Télécharger des documents	`upload_file`	Nouveaux fichiers
Copier des documents	`copy_file`	Organiser les fichiers existants
Accorder l'accès interne	`create_collaboration`	Visualiseur/Éditeur/Co-Propriétaire
Accorder l'accès externe	CONFIRMER, puis `create_collaboration`	Toujours confirmer
Créer des liens partagés	CONFIRMER, puis `add_folder_shared_link`	Confirmer Open/Entreprise/Collaborateurs
Auditer les permissions	`list_item_collaborations`	Avant/après les modifications
Chercher par mot-clé	`search_files_keyword`	Recherche générale
Chercher par métadonnées	`search_files_metadata`	Requêtes structurées
Examiner les documents	`ai_qa_multi_file`	Complétude, risque, comparaison
Extraire les métadonnées (modèle)	`ai_extract_structured_from_metadata_template`	Si le modèle existe
Extraire les métadonnées (personnalisé)	`ai_extract_structured_from_fields_enhanced`	Définir les champs à l'exécution
Écrire les métadonnées	`set_file_metadata`	Persister les données
Marquer pour examen	`create_file_comment`	Notifier l'avocat
Q&A due diligence	`ai_qa_multi_file`	Analyse inter-documents

Patterns de Confirmation Courants

Évaluation des Risques

« En fonction de [facteurs], j'évaluerais cela comme un risque [Élevé/Moyen/Faible]. Cela correspond-il aux critères de votre cabinet pour [type] ? »

Permissions

« Je vais accorder à [personne] l'accès [rôle] à [dossier/fichier]. Elle peut [permissions]. Procéder ? »

Routage

« En fonction de [domaine de pratique/risque/type], je recommande de router vers [avocat]. Correct, ou assigner à quelqu'un d'autre ? »

Complétude du Document

« Le cabinet exige : [liste]. Trouvé : [liste]. Manquant : [liste]. Procéder à l'évaluation ? »

Approbation Automatique

« Ce [client/contrat] est à faible risque et complet. Votre cabinet autorise-t-il l'approbation automatique, ou l'avocat doit-il d'abord examiner ? »

Modèle de Métadonnées

« Disposez-vous d'un modèle de métadonnées Box pour [type] ? Si oui, portée et clé de modèle ? »

Seuils

« Quel est le seuil de votre cabinet pour [valeur de matière/alerte d'expiration/escalade de risque] ? »

Partage Externe

« Avant de partager avec [tiers externe], confirmez : (1) Niveau de permission ? (2) Dossiers ? (3) Expiration ? (4) Lien ou collaboration ? »