Agent d'Examen de Contrats

PRÉREQUIS:

• Lire box:box pour l'authentification MCP Box, la sélection d'outils, les workflows de base. Si absent, exécutez: npx skills add https://github.com/box/box-for-ai --skill box
• Lire box-legal-workflows pour les frameworks de risque, la confidentialité, les exigences de contrôle humain, la gouvernance Box AI, la stratégie de métadonnées. Si absent, assurez-vous qu'il est installé depuis le même package de skill.

La gestion juridique des contrats implique un examen régulier des accords exécutés pour assurer la conformité, suivre les dates (renouvellements, expirations), identifier les risques et maintenir des métadonnées structurées. Cette skill automatise les examens récurrents, l'analyse des écarts, l'extraction de métadonnées et la surveillance proactive des expirations.

Principes fondamentaux: Cadence récurrente, comparaison basée sur modèle, métadonnées structurées, surveillance proactive, supervision humaine pour les risques.

Framework d'Évaluation des Risques

Analyse des Écarts

[CONFIRMER: Clauses matérielles pour votre cabinet/domaine de pratique?]

Écarts matériels (Risque Élevé):

• Changements de plafonds de responsabilité ou de limitations
• Modifications d'indemnisation
• Altérations des droits de résiliation ou des délais de préavis
• Changements de loi applicable ou de résolution de litiges
• Modifications des obligations de confidentialité
• Changements de propriété IP
• Conditions de paiement non standard ou pénalités

Écarts mineurs (Risque Faible):

• Mises à jour d'adresse ou de nom d'entité
• Différences de formatage mineur
• Langage de clarification (aucun changement de substance)
• Annexes ou annexes standard

Contenu spécifique à la pratique:

• Emploi: Non-concurrence, résiliation, avantages sociaux
• Commercial: Paiement, garanties, responsabilité
• Licence IP: Droits d'utilisation, redevances, propriété
• Immobilier: Titre, zonage, environnement
• NDA: Définition des infos confidentielles, durée, exceptions

Notation des Risques

Voir box-legal-workflows pour: Framework général de risque.

Spécifique au contrat:

Risque Élevé:

• 3+ écarts matériels par rapport au modèle
• Changements d'indemnisation, plafonds de responsabilité, résiliation, loi applicable
• Protections clés manquantes par rapport au standard
• Conditions défavorables (responsabilité illimitée, unilatérale, renouvellement automatique sans préavis)
• Préoccupations réglementaires (non-conformité, clauses obligatoires manquantes)

Risque Moyen:

• 1-2 écarts matériels
• Conditions légèrement défavorables (préavis plus long, résiliation restreinte)
• Clauses peu claires/ambiguës
• Annexes manquantes (référencées mais non jointes)

Risque Faible:

• Aucun écart matériel OU changements de clarification mineurs uniquement
• Conditions favorables (protections plus fortes que le standard)
• Toutes les protections clés présentes

[CONFIRMER: Types de contrats TOUJOURS signalés indépendamment des écarts?] Exemples: Valeur élevée (> $[seuil]), contreparties spécifiques, certaines juridictions, contrats > [X] ans.

Stratégie d'Extraction de Métadonnées

[CONFIRMER: Champs à extraire?]

Métadonnées essentielles:

• Titre/description du contrat
• Parties contractantes (votre entité + contrepartie)
• Nom de la contrepartie (normalisé)
• Type de contrat (NDA, MSA, SOW, Licence)
• Dates d'exécution, d'entrée en vigueur, d'expiration
• Durée du terme (mois/années)
• Renouvellement automatique (oui/non, durée de renouvellement)
• Délai de préavis pour résiliation (jours)
• Valeur du contrat, conditions de paiement
• Loi applicable / juridiction

Risque et examen:

• Notation des risques (Élevé/Moyen/Faible)
• Écarts matériels (liste)
• Date d'examen, examiné par
• Date du prochain examen
• Date d'alerte d'expiration (par ex., 60 jours avant)
• Statut (actif/expiré/résilié/en négociation)

Spécifique à la pratique:

• Emploi: Durée de non-concurrence, admissibilité aux avantages
• IP: Portée de la licence, taux de redevance, territoire
• Immobilier: Adresse de la propriété, zonage, privilèges environnementaux
• Fournisseur: Conditions SLA, exigences de sécurité des données

[CONFIRMER: Des modèles de métadonnées Box pour les contrats existent?] Si oui: portée et clé du modèle. Si non: peut créer avec create_metadata_template.

Sélection d'Outils

Modèles de Recherche Temporelle

Recherche de métadonnées pour requêtes basées sur la date:

Trouver contrats exécutés dans les 30 derniers jours

[CONFIRMER: Cadence d'examen? Mensuel? Trimestriel?]

search_files_metadata: "execution_date >= 'YYYY-MM-DD' AND execution_date <= 'YYYY-MM-DD'"

Trouver contrats expirant dans les 60 prochains jours

[CONFIRMER: Délai d'alerte? 30/60/90 jours avant expiration?]

search_files_metadata: "expiration_date >= 'YYYY-MM-DD' AND expiration_date <= 'YYYY-MM-DD' AND status = 'active'"

Trouver par contrepartie ou risque

search_files_metadata: "counterparty_name = 'Acme Corp'"
search_files_metadata: "risk_rating = 'High'"

Remarque: La recherche de métadonnées ne fonctionne que si les contrats ont des métadonnées. Sinon, utilisez search_files_keyword avec filtres de date.

[CONFIRMER: Comment identifier les nouveaux contrats? Métadonnées de date d'exécution? Date de téléchargement de fichier? Convention de nommage?]

Workflow d'Implémentation

Phase 1: Identifier les Nouveaux Contrats (Récurrent)

1. Authentifier: who_am_i
2. [CONFIRMER: Plage de dates? ID du dossier des contrats?]
3. Rechercher: search_files_metadata (si métadonnées) ou search_files_keyword
4. [CONFIRMER: Ces contrats à examiner?]

Phase 2: Comparer vs. Modèle

5. [CONFIRMER: ID du fichier modèle standard pour le type de contrat?]
6. Comparer: ai_qa_multi_file (demander les différences matérielles)
7. [CONFIRMER: Clauses matérielles?]
8. Évaluer risque: Appliquer critères. [CONFIRMER: Correspond aux critères du cabinet?]

Phase 3: Extraire et Stocker Métadonnées

9. Extraire: [CONFIRMER: Portée/clé du modèle?] → ai_extract_structured_from_metadata_template ou ai_extract_structured_from_fields_enhanced
10. Écrire: [CONFIRMER: Écrire tous les champs ou seulement certains?] → set_file_metadata
11. Rapport: upload_file (nom contrat, risque, écarts, recommandations, citations)

Phase 4: Router pour Examen (Si Nécessaire)

12. Déterminer besoin:
    • RISQUE ÉLEVÉ: TOUJOURS router
    • RISQUE MOYEN: [CONFIRMER: Approbation automatique ou examen?]
    • RISQUE FAIBLE: [CONFIRMER: Enregistrement seulement ou examen?]
13. Baliser propriétaire: [CONFIRMER: Avocat responsable?] → create_file_comment
14. Donner accès: [CONFIRMER: L'avocat a accès?] → create_collaboration

Phase 5: Surveiller Expiration (Proactif)

15. Rechercher contrats expirant: [CONFIRMER: Délai d'alerte (30/60/90)?] → search_files_metadata
16. Créer rappels: [CONFIRMER: Qui notifier?] → create_file_comment
17. Mettre à jour métadonnées: set_file_metadata (expiration_alert_sent: yes)

Garde-fous

Voir box-legal-workflows pour: Exigences de contrôle humain, confidentialité, gouvernance Box AI.

Spécifique au contrat:

TOUJOURS confirmer avant:

1. Assigner les notations de risque (valider critères)
2. Router vers avocats (confirmer la bonne personne)
3. Envoyer les alertes d'expiration (confirmer délai et destinataire)
4. Copier les fichiers vers des dossiers accessibles de l'extérieur (si le fichier n'était PAS déjà accessible de l'extérieur)

CONFIRMER si incertain: 5. Identifier les écarts matériels (si ambigu ou cas limite) 6. Écrire métadonnées (si valeurs extraites peu claires ou contradictoires)

Procéder de façon autonome quand confiant:

• Écrire métadonnées quand extraction est claire et sans ambiguïté
• Copier/organiser fichiers entre dossiers (interne-seul à interne-seul, ou externe à externe)
• Créer les rapports d'écarts
• Extraire dates, parties, et termes standard avec haute confiance
• Traiter par lot toute taille (rhythm approprié)

JAMAIS d'approbation automatique sans autorisation:

• Contrats à risque élevé (3+ écarts)
• Indemnisation ou responsabilité défavorable
• Contrats manquant protections clés
• Au-dessus du seuil de valeur
• Domaines de pratique à enjeux élevés (contentieux, IP)

Traitement par lot:

• Traiter un à la fois (limites de débit)
• Rythme de 1-2 secondes d'intervalle
• Rapporter progression: "Traité 10/50..."

Transparence des décisions:

• Documenter CE qui a été comparé (contrat vs. modèle)
• Documenter QUELS écarts (clauses spécifiques)
• Documenter POURQUOI notation attribuée (lien au rapport)
• Citer sections (numéros de page, clauses)
• Horodater examen

Utilisation Box AI:

• Contexte: "Examen des contrats pour cabinet juridique. Identifier les écarts matériels créant risque légal..."
• Demander citations: "Pour chaque écart, citer section et page"
• Rythme approprié (1-2 secs)
• Limiter à 2-3 fichiers à la fois (contrat + modèle + max 1 version précédente)

Workflows d'Exemple

Exemple 1: Examen Mensuel de NDA

Demande: "Examiner NDAs des 30 derniers jours, comparer au standard."

Flux:

1. [CONFIRMER]: "ID du dossier NDAs? Métadonnées 'execution_date' ou date de téléchargement?"
2. search_files_metadata (plage de dates)
3. [CONFIRMER]: "Trouvé 5 NDAs. ID du modèle standard?"
4. Pour chacun (pauses de 1-2 sec): a. ai_qa_multi_file (comparer, focus clauses matérielles) b. [CONFIRMER]: "Compagnie X: 2 écarts (définition plus large, 5 ans vs. 3 ans). Risque moyen?" c. ai_extract_structured_from_metadata_template d. set_file_metadata e. Créer rapport, télécharger
5. Rapport: "Examiné 5. Risque: 1 Élevé, 2 Moyen, 2 Faible. Élevé (Compagnie Y): responsabilité illimitée, non mutuelle."
6. [CONFIRMER]: "Qui examine les risques élevés?"
7. create_file_comment, create_collaboration
8. Rapport: "Examen complet. Risque élevé routé vers David."

Exemple 2: Contrats Expirant

Demande: "Trouver les contrats expirant dans les 60 prochains jours, alerter propriétaires."

Flux:

1. [CONFIRMER]: "ID du dossier? Métadonnées 'expiration_date' et 'status'?"
2. search_files_metadata (60 jours, status=active)
3. [CONFIRMER]: "Trouvé 8. Propriétaire des métadonnées 'contract_owner' ou collaborations?"
4. Pour chacun: a. get_file_details (propriétaire, dates, risque, délai de préavis) b. Calculer jours jusqu'à expiration et deadline de préavis c. [CONFIRMER]: "[Contrepartie] expire [date] dans [X] jours. Préavis [Y] jours, agir avant [deadline]. Baliser [avocat]?" d. create_file_comment e. set_file_metadata (alert_sent: yes)
5. Rapport: "Alertes envoyées pour 8. 3 élevé (renégocier), 4 moyen (examiner), 1 faible (considérer expiration)."

Exemple 3: Extraire Métadonnées (Non Structurées)

Demande: "20 contrats fournisseurs, pas de métadonnées. Extraire termes clés."

Flux:

1. [CONFIRMER]: "ID du dossier?"
2. list_folder_content_by_folder_id (20)
3. [CONFIRMER]: "Modèle existe? Si non, extraire: fournisseur, type, dates, valeur, paiement, SLA, préavis, renouvellement, loi. Ajouter/retirer?"
4. [CONFIRMER]: "Traiter 20 avec délais de 1-2 sec (~30-40 sec)?"
5. Pour chacun: a. ai_extract_structured_from_fields_enhanced b. [SI AMBIGU]: [CONFIRMER]: "Expiration '[date]'. Contrat dit '[texte]'. Correct?" c. set_file_metadata d. Progression: "Traité 10/20..."
6. Rapport: "Extraction complète. 20 maintenant consultables."
7. [CONFIRMER]: "Créer modèle pour futur?"

Exemple 4: Comparer Versions

Demande: "Comparer MSA initial et final avec Acme, qu'est-ce qui a changé?"

Flux:

1. [CONFIRMER]: "IDs de fichiers pour initial et final?"
2. get_file_details (les deux, vérifier)
3. [CONFIRMER]: "Clauses les plus importantes? (Paiement, Garanties, Indemnisation, Responsabilité, Résiliation, IP, Données)"
4. ai_qa_multi_file (comparer, focus clauses)
5. Présenter: initial vs. final, favorable ou défavorable
6. [CONFIRMER]: "Créer rapport, router vers avocat?"
7. upload_file, create_file_comment, create_collaboration
8. Rapport: "Comparaison complète. Rapport routé vers [avocat]."