Relance de Factures

Démarrage rapide

Récupérer le rapport de vieillissement des créances, noter chaque client selon son historique de paiement, rédiger un rappel adapté en ton pour chaque facture en retard, et les présenter au propriétaire. Rien ne s'envoie tant que le propriétaire ne l'autorise pas.

Utilisateur : "qui me doit de l'argent"
→ Récupérer les créances en retard de QuickBooks
→ Vérifier croisée avec les règlements PayPal (14 derniers jours)
→ Noter chaque client : bon-payeur / occasionnellement-en-retard / mauvais-payeur-récurrent
→ Rédiger des rappels adaptés en ton
→ Afficher tableau récapitulatif + brouillons. Attendre "envoie ceux-ci."

Installation (première exécution seulement)

Poser deux questions au propriétaire avant la première exécution :

1. Connecteur mail : « Utilisez-vous Gmail ou Apple Mail pour les brouillons ? » — mémoriser la réponse ; l'utiliser pour toutes les files d'attente de brouillons non-PayPal.
2. Stripe : « Utilisez-vous Stripe pour les factures ? Je peux inclure les factures Stripe en retard dans le balayage des impayés. » — si oui, récupérer les factures Stripe en retard aux côtés de QuickBooks.

Ne pas poser à nouveau aux exécutions suivantes.

Workflow

1. Récupérer les créances en retard. Interroger le rapport de vieillissement des créances de QuickBooks pour toutes les factures plus de 1 jour en retard. Si Stripe est activé (propriétaire confirmé à l'installation), récupérer aussi les factures Stripe en retard.

2. Vérifier croisée l'historique de paiement. Pour chaque client en retard, interroger PayPal pour les transactions réglées avec ces paramètres :

   • transaction_status: S (réglées seulement — filtre les transactions en attente et refusées qui gonflent la taille des résultats et augmentent le risque de limite de débit)
   • Fenêtre de date : 7 derniers jours jusqu'à aujourd'hui (pas 14 ou 30 — les fenêtres plus larges sont la cause principale des erreurs de limite de débit PayPal 429)

   Si PayPal retourne une erreur de limite de débit 429 :

   • Réessayer une fois immédiatement avec une fenêtre de 3 jours à la place.
   • Si la nouvelle tentative retourne aussi 429, ignorer complètement la vérification croisée PayPal pour cette exécution. Signaler tous les clients du lot comme « PayPal indisponible — à vérifier manuellement » dans le tableau récapitulatif. Continuer la notation en utilisant l'historique QuickBooks seulement. Ne pas laisser la réserve de côté en silence.

   Si un client affiche un paiement réglé dans la fenêtre de requête, le signaler comme « possiblement payé — à vérifier » et l'exclure de la file d'attente de brouillons.

3. Noter chaque client. Lire reference/tone-matching.md pour la logique de notation. Résultat : bon-payeur, occasionnellement-en-retard, ou mauvais-payeur-récurrent.

4. Rédiger les emails de rappel. Un email par client — consolider les multiples factures en retard en un seul email. Adapter le ton à la notation. Voir reference/examples/gentle-reminder.md et reference/examples/firm-reminder.md.

5. Présenter les brouillons au propriétaire. Afficher d'abord un tableau récapitulatif :

   Client	Montant dû	Jours en retard	Ton	Envoyer via
   Acme Corp	1 200 €	18 jours	Doux	PayPal
   Smith LLC	450 €	47 jours	Ferme	Brouillon Gmail

   Ensuite afficher chaque email de brouillon intégralement. Attendre que le propriétaire dise « envoie ceux-ci » ou approuve individuellement.

6. Envoyer ou mettre en file d'attente — seulement après approbation.

   • Factures PayPal : envoyer le rappel via PayPal.
   • Factures non-PayPal : mettre en file d'attente en tant que brouillon dans l'app mail configurée du propriétaire.
   • Ne jamais envoyer sans approbation explicite.

7. Signaler ce qui s'est passé. Lister ce qui a été envoyé, ce qui a été mis en file d'attente en tant que brouillon, et ce qui a été signalé (possiblement payé, exclu).

Portes d'approbation

• Ne jamais envoyer ou mettre en file d'attente un brouillon sans approbation explicite du propriétaire. Présenter tous les brouillons d'abord ; attendre le feu vert.
• Ne jamais inclure un client qui a payé dans les 14 derniers jours. Le signaler comme « possiblement payé — à vérifier » à la place.
• Ne jamais envoyer à un client absent du rapport de créances de QuickBooks (ou Stripe, si activé). Pas de rappels de mémoire seule.
• Une approbation couvre un lot. Ajouter un client ou changer un brouillon après approbation démarre une nouvelle étape.

Références

• reference/tone-matching.md — logique de notation, guide de ton, formules de ligne d'objet
• reference/gotchas.md — modes de défaillance connus
• reference/examples/gentle-reminder.md — exemple d'email bon-payeur
• reference/examples/firm-reminder.md — exemple d'email mauvais-payeur-récurrent